Suponha que você queira implementar um novo sistema tecnológico, por exemplo, para otimizar suas operações. Sem uma gestão de projetos bem feita, há risco dos times trabalharem de forma desconectada, os prazos atrasarem, os custos subirem…

Com isso, no fim, a solução demora a trazer benefícios, o que naturalmente, gera frustração e atrapalha o negócio. Nenhuma corporação quer passar por isso, concorda? Por outro lado, com uma gestão de projetos eficiente, é possível planejar etapas, integrar equipes de TI e negócios, monitorar resultados e ajustar processos rapidamente. 

O resultado é um projeto entregue dentro do prazo, com custos controlados e melhorias no desempenho operacional. Assim, preparamos este conteúdo sobre gestão de projetos para você estruturar seu time, evitar erros e garantir que suas iniciativas tecnológicas tragam resultados concretos. 

Continue a leitura e acompanhe:

O que é Gestão de Projetos?

Gestão de projetos é uma forma organizada de planejar, coordenar e acompanhar tarefas para alcançar um objetivo específico dentro de um prazo e orçamento definidos. Em outras palavras, é o jeito que as empresas usam para tirar planos do papel e garantir que eles aconteçam, o que evita confusão e retrabalho.

Pense na gestão de projetos como o roteiro de um filme. Isso porque, para o filme ficar pronto e faça sucesso, o roteiro ajuda a equipe a saber:

  • o que fazer em cada cena;
  • quem faz o quê;
  • quando.

Da mesma maneira, em uma empresa, a gestão de projetos ajuda diferentes áreas a trabalharem juntas de forma alinhada. Então, em vez de cada time seguir seu próprio ritmo, sem saber o que os outros estão fazendo, todos seguem um plano em comum.

Isto é:

  • se o time de TI precisa implantar um novo sistema, é preciso conversar com o financeiro. É essa área que define o orçamento disponível. Depois, é essencial envolver os usuários finais, os responsáveis por usar a nova tecnologia;
  • já se o comercial quer lançar um novo produto, precisa de um cronograma claro com ações do marketing, logística e jurídico, cada um com sua entrega definida.

Quando há uma gestão de projetos eficiente, tudo isso acontece de forma coordenada, com prazos realistas, metas bem definidas e ajustes rápidos quando algo sai do previsto. Isso significa menos desperdício, mais agilidade e mais resultado.

O que é um projeto?

Um projeto é:

“um empreendimento único… para atingir uma mudança benéfica por meio de objetivos quantitativos e qualitativos”, como dizem Turner e Müller (2002).

Por exemplo, implantar um novo sistema de gestão (ERP ou WMS) é um tipo de projeto. Afinal, ele exige integração entre diferentes áreas da empresa, migração de dados, treinamento da equipe e cronograma claro.

Quer outro exemplo de projeto? Conduzir um processo de transformação digital, que envolve revisar processos, adotar novas tecnologias e preparar a equipe para novas formas de operar.

Ou seja, projetos não são apenas grandes obras ou investimentos complexos. Eles também podem ser mudanças pontuais, mas estratégicas, que demandam organização, coordenação entre áreas e foco em resultado. 

Quais são as 5 etapas da Gestão de Projetos?

Segundo o PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), principal referência mundial em gestão de projetos, um projeto bem estruturado deve passar por 5 etapas: 

1. Iniciação

A iniciação é o momento de entender o problema, alinhar os objetivos e aprovar o projeto.
Para entender melhor, basta pensar nessa etapa como uma conversa inicial entre líderes e áreas envolvidas para responder: “Vale a pena seguir com essa ideia?”

Por exemplo, você pode identificar que o sistema atual da empresa não dá conta do volume de pedidos e propor um novo sistema. Então, com apoio de uma empresa especializada, a viabilidade do projeto é avaliada junto à liderança, que deve considerar impacto, custo e retorno.

Por esse motivo, contar com o apoio de uma consultoria especializada faz toda a diferença. Afinal, cada empresa tem suas próprias particularidades, metas e desafios, e o que funciona para uma pode não funcionar para outra.

Portanto, em vez de aplicar modelos prontos, a proposta certa é aquela construída sob medida, como faz a Mosten, que analisa cada situação com profundidade.

2. Planejamento

Agora é hora de desenhar o projeto, o que significa definir: 

  • o que será feito; 
  • como;
  • por quem;
  • em quanto tempo;
  • com quais recursos.

Assim, você lidera a troca de um sistema de gestão (ERP), por exemplo? Essa é a etapa em que todas as peças do quebra-cabeça começam a se encaixar. Será definido:

  • o que será feito, como a substituição do sistema antigo por uma nova plataforma mais robusta;
  • depois, determina como isso será feito, detalhando cada fase da migração: levantamento de requisitos, testes, treinamento da equipe, entre outros. 
  • também decide quem vai fazer o quê, organizando os papéis entre o time de TI, os fornecedores e as áreas usuárias;
  • além disso, é nesse momento que se estipula em quanto tempo cada fase deve ocorrer, ao criar um cronograma realista;
  • se calcula quais recursos serão necessários, como orçamento, ferramentas e tempo das equipes envolvidas.

3. Execução

É o momento de colocar a mão na massa. Ou seja, a equipe começa a executar as tarefas conforme o planejado. Por esse motivo, comunicação e alinhamento são fundamentais para que todos avancem juntos.

4. Monitoramento e controle

Enquanto o projeto roda, é preciso acompanhar indicadores, prazos, custos e entregas. O objetivo é garantir que tudo esteja dentro do combinado e corrigir o que for necessário.

5. Encerramento

Ao final, o projeto é revisado e formalmente encerrado. Logo, avaliam-se os aprendizados, documentam-se os resultados e garante-se que o que foi feito está funcionando como deveria.

Como a Mosten ajuda na Gestão de Projetos da sua empresa

Projetos bem executados não nascem do acaso, eles precisam de planejamento, alinhamento entre as áreas e foco em resultado. É isso que a gestão de projetos proporciona: mais clareza, menos retrabalho e entregas que melhoram o dia a dia da empresa.

Então, se a sua empresa quer apoio para estruturar projetos com mais eficiência, inovação e segurança, a Mosten pode ajudar. Converse com a gente e veja como podemos unir tecnologia e estratégia para tirar seus projetos do papel com agilidade e visão de futuro!