Levantamento de requisitos: como evita retrabalho? | Guia rápido

Imagine que você iniciará um projeto de transformação digital na sua empresa, o que exige otimização dos processos, integração dos sistemas e tomada de decisões. Agora, pense: como garantir que tudo aconteça sem atrasos, retrabalho ou desperdício de recursos? A resposta está em um levantamento de requisitos bem feito.

Neste artigo, mostraremos de maneira prática:

• O que é levantamento de requisitos?
• Quais são as 5 etapas da análise de requisitos?
• Quais são os modelos de levantamento de requisitos?
• Como é feito o levantamento de requisitos?
• Quando terceirizar o levantamento de requisitos?

Com essas orientações, você verá como usar os requisitos para tomar decisões mais seguras, melhorar seus processos e fazer o negócio avançar de forma consistente. Boa leitura!

O que é levantamento de requisitos?

O levantamento de requisitos é o processo de identificar, documentar e organizar as necessidades e expectativas de um projeto, distinguindo requisitos funcionais (que definem o que o sistema deve fazer), e não funcionais (que estabelecem critérios de desempenho, segurança e usabilidade). É importante em software, automação, Big Data e gestão de processos.

Por exemplo, em um projeto de implementação de um sistema de gestão logística, um requisito funcional seria “o sistema deve gerar relatórios de estoque em tempo real”. Já um requisito não funcional poderia ser “o sistema deve atualizar os dados em menos de 5 segundos para garantir eficiência operacional”.

Quais são as 5 etapas da análise de requisitos?

São as seguintes:

1. Elicitação – descobrir o que stakeholders precisam, como ao usar entrevistas e workshops; por exemplo, mapear o fluxo de armazenagem em logística;
2. Documentação – registrar tudo de forma clara, como criar especificações detalhadas de software em projetos de TI;
3. Análise – verificar consistência e viabilidade, definindo prioridades; na automação, escolher quais processos automatizar primeiro;
4. Validação – confirmar com as equipes que os requisitos refletem necessidades reais, como revisar dashboards de BI;
5. Gerenciamento – acompanhar mudanças e manter rastreabilidade, ajustando processos logísticos conforme novas demandas surgem.

Quer um exemplo? Suponha que uma transportadora decida implementar um sistema de rastreamento de cargas. Conversa com motoristas e operadores para entender necessidades, registra funcionalidades críticas, define prioridades de automação, valida dashboards com o time e mantém o acompanhamento contínuo para adaptar o sistema a novas rotas e clientes.

Quais são os modelos de levantamento de requisitos?

É o caso de:

1. Tradicional (Waterfall/Cascata) – segue etapas sequenciais; ideal para projetos bem definidos; vantagem: controle rigoroso; desvantagem: pouca flexibilidade;
2. Ágil (Scrum, Kanban) – foca em entregas incrementais e backlog; o que é indicado para projetos dinâmicos; vantagem: adaptação rápida; desvantagem: exige maturidade da equipe;
3. Híbrido – combina planejamento estruturado com entregas incrementais; é válido usar quando há requisitos claros e necessidade de flexibilidade; vantagem: equilíbrio entre controle e adaptabilidade; desvantagem: maior complexidade de gestão.

A seguir, confira uma tabela comparativa para escolha do modelo de levantamento de requisitos:

Como é feito o levantamento de requisitos?

O passo a passo indicado é o seguinte:

1. Métodos de coleta – entrevistas com stakeholders, questionários, observação direta, workshops e análise de documentação existente;
2. Ferramentas de apoio – Jira e Confluence para gestão, Miro para mapeamento visual, diagramas UML para modelagem, protótipos UX/UI para validação de interfaces;
3. Boas práticas – envolver todas as áreas impactadas, garantir que cada necessidade seja considerada, manter clareza e rastreabilidade, priorizar comunicação contínua, documentar decisões e mudanças, revisar e validar requisitos para assegurar alinhamento com os objetivos.

Por exemplo, suponha que uma transportadora queira implementar um sistema de rastreamento de cargas. Para isso, conversa com motoristas, operadores de armazém e gestores para entender as necessidades reais do dia a dia.

Em seguida, documenta fluxos no Miro, cria diagramas UML e protótipos de dashboards para visualizar como tudo vai funcionar. Durante o processo, todas as áreas revisam os requisitos, registram decisões importantes e fazem ajustes quando surgem novas demandas. Esses passos asseguram que o sistema atenda à operação real e facilite o trabalho de todos.

Quando terceirizar o levantamento de requisitos?

Algumas das principais indicações incluem:

1. Picos de demanda – quando a equipe interna está sobrecarregada e não consegue atender todos os projetos no prazo;
2. Gaps de competências – quando faltam especialistas em processos, tecnologia ou análise de dados para mapear corretamente as necessidades;
3. Necessidade de SLAs – para garantir prazos, qualidade e entregas mensuráveis, com acompanhamento transparente e metas claras;
4. Melhoria contínua – usar a terceirização de forma estratégica para otimizar processos, implementar boas práticas e promover eficiência sem interromper a operação.

Para entender melhor, pense na Zurich, uma das maiores seguradoras do mundo. A empresa enfrentava o desafio de integrar sistemas, processos e canais digitais de forma ágil e eficiente.

Sendo assim, para solucionar esses desafios, a Mosten alocou profissionais especializados: UI/UX Designer, Desenvolvedor back-end, Tech Lead, Arquiteto de Software, QA, DevOps e apoio em Governança de TI. Esse time trouxe agilidade, precisão e alinhamento técnico desde o início.

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Como a Mosten transforma levantamento de requisitos em decisões estratégicas

Então, reparou em como um levantamento de requisitos bem feito pode ser o coração de qualquer projeto bem-sucedido? Ele identifica necessidades, organiza expectativas e estabelece prioridades. Assim, você garante eficiência operacional, reduz riscos e torna cada decisão estratégica, alinhada aos objetivos do seu negócio.

Mas e quando a demanda é grande ou faltam competências específicas na equipe interna? A terceirização é a sua melhor amiga nessas horas.

Então, se você deseja usar cada requisito para tomar decisões mais seguras e alcançar melhores resultados, a Mosten pode ajudar. Conectamos expertise em negócios e tecnologia para integrar processos, sistemas e pessoas, o que prepara sua empresa para o futuro.

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